Archivierung und Dokumentenmanagement (DMS)

Welche Probleme drohen bei der klassischen Archivierungsmethode auf Papier?

In jedem Unternehmen werden täglich eine Vielzahl von unterschiedlichsten Dokumenten erstellt, gesucht, bearbeitet, weitergeleitet und abgelegt. Die altbewährte, klassische Archivierungsmethode in Ordnern und Registraturmappen ist umständlich, zeitaufwendig und birgt eine Reihe von Gefahren.

Probleme treten u.a. bei folgenden Punkten auf:

• Originalakten wandern zum Teil unkontrolliert durch die Firma und können „verlegt“ werden.
• Die Originale sind nicht fälschungssicher. Es können jederzeit unbemerkt Zusätze gemacht oder Veränderungen vorgenommen werden.
• Das klassische Archiv ist in höchstem Maße feuergefährdet, es sei denn Sie haben Vorkehrungen getroffen, deren Kostspieligkeit allein schon den Umstieg auf eine elektronische Lösung rechtfertigen.
• Bestimmte herkömmliche Materialien sind, insbesondere bei unsachgemäßer Lagerung, verstärkten Alterungsprozessen unterworfen oder vernichten sich mit der Zeit gar selbst.
• Ein Verlust der Originale kann existenzbedrohend sein.

Welche Vorteile bietet die elektronische Archivierung?

Das in PDG-Standard integrierte Dokumentenmanagement kann alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente, d.h. sowohl Eigen- als auch Fremddokumente, verwalten und archivieren und bietet gegenüber der papierbasierten Archivierung eine Reihe von erheblichen Vorteilen:

• Platz: Der Inhalt von bis zu 1.000 Aktenordnern kann je nach Art der Dokumente und Archivierung auf einer CD-ROM gespeichert werden.
• Zugriffszeit: Es gibt Falluntersuchungen in größeren Unternehmen, bei denen man einen durchschnittlichen Zeitaufwand von 9 Minuten pro Aktenvorgang in einem konventionellen Archiv errechnet hat. In PDG-Standard dauert die Recherche i. d. R. nur Sekunden.
• Effektivität: Ihre Mitarbeiter arbeiten effektiver und motivierter, wenn Sie nicht kostbare Zeit mit dem monotonen wälzen von Akten verbringen müssen.
• Suchmöglichkeiten: Die Suchmöglichkeiten in dem elektronischen Archiv sind ungleich vielfältiger als in einem klassischen Archiv. Suchkriterien lassen sich kombinieren. Der gesamte Volltext kann erschlossen werden, das zeitaufwendige Erstellen von Registern und Katalogen entfällt.
• Standortunabhängigkeit: Durch die Einbindung eines elektronischen Archivsystems in ein Netzwerk kann der Zugriff standortunabhängig erfolgen: nicht nur der lästige Weg in den Keller bleibt erspart, die eigentlichen Daten können auch räumlich weit entfernt untergebracht werden.
• Materialkosten: Ein klassisches Archiv verschlingt erhebliche Mietkosten für Lagerräume sowie Materialkosten.
• Personalkosten: Vor allem durch die schnellere Zugriffszeit bei der Recherche und beim wiederholten Zugriff auf Dokumente lässt sich für den Benutzer ein erhebliches Maß an Zeit sparen, dass sich direkt auf die Personalkosten auswirkt.
• Versandkosten: Wenn die Daten bereits in elektronischer Form vorliegen, fällt es leichter diese auch auf diesem Weg (Email, Fax) an die Empfänger zu übermitteln. Neben den Versandkosten wird hier auch wieder einmal Zeit gespart.
• Sicherheit: Schon vom Volumen her lässt sich ein PC-basiertes Archiv leichter gegen äußere Einflüsse (Feuer, Wasser, Einbruch usw.) sichern. Zudem lassen sich leicht Mehrfachkopien der zu sichernden Daten anfertigen und auslagern.
• Zugriffskontrolle: Durch Passwörter oder ausgefeilte Sicherheitsmechanismen lässt sich ein PC-System leichter vor unbefugtem Zugriff schützen als ein klassisches Archiv. Der Zugriff auf die Daten kann durch Protokolle leichter und permanenter kontrolliert werden.
• Alterungsbeständigkeit: Die bei der klassischen Ablage bekannten Gefahren für die Dokumente (vergilben, zerfallen, verschmutzen, usw.) gelten für die meisten EDV-Datenträger nicht. Optische Medien sind ideal für die Langzeitarchivierung über 50 und mehr Jahre geeignet.

Warum ist die Integration in das Gesamtsystem wichtig?

Durch die vollständige Integration der Dokumente in PDG-Standard ist ein unternehmensübergreifender Abruf archivierter Dokumente an jedem Arbeitsplatz zu jedem Zeitpunkt sichergestellt. Im Gegensatz zum Einsatz eines externen Dokumentenmanagement-Systems arbeitet der Anwender auf einer einheitlichen Benutzeroberfläche und muss nicht zwischen verschiedenen Anwendungen hin-und herwechseln.

Wie wird sichergestellt, dass Dokumente nicht nachträglich verändert werden können?

Um nachträgliche Veränderungen eines Dokuments erkennen zu können, wird zum Archivierungszeitpunkt eine Checksumme gebildet und neben dem Dokument gespeichert. Wird das Dokument nachträglich verändert, kann das System das anhand der fehlerhaften Checksumme erkennen.

Archivierung von Dokumenten aus PDG-Standard

In PDG-Standard erstellte Dokumente, wie Angebot, Auftragsbestätigungen, Kommissionier-Lieferschein, Lieferscheine, Rechnung und Bestellung, werden sofort bei der Erstellung, also parallel zum Druck, mit automatischer Verschlagwortung archiviert. Dadurch entsteht kein zusätzlicher Zeit- und Arbeitsaufwand.

Archivierung von Fremd-Dokumenten

Die Archivierung von Fremd-Dokumenten, wie z.B. Fax-Bestellungen Zeichnungen, Lieferantenrechnungen etc., kann auf zwei verschiedene Arten erfolgen. Entweder wird das Dokument über einen Twain-kompatible Belegscanner direkt am Arbeitsplatz des Sachbearbeiters eingelesen und in einem Briefkorb zur weiteren Bearbeitung abgelegt oder es wird ein Barcodeaufkleber für das Dokument erzeugt. Im Wareneingang kann einem Lieferschein bzw. einer Rechnung Wareneingangspositionen zugeordnet werden, in dem vor Verbuchen der Wareneingangspositionen das zuvor auf das Formular angebrachte Barcodeetikett eingescannt wird. Das Dokument selbst kann zu einem späteren Zeitpunkt eingescannt werden. Die Zuordnung des Dokuments zu den Wareneingangspositionen erfolgt über den zuvor eingelesenen Barcode. Zur Vereinfachung können Barcodeaufkleber auch auf Vorrat erstellt werden. Die mit dem Barcode versehenen Dokumente werden an einer zentralen Stelle eingescannt und in einem Verzeichnis abgelegt. Fremddokumente werden mit Hilfe einer Scan-Software in ein für die Archivierung vorgesehenes Verzeichnis abgelegt. Die Archivierung der eingescannten Dokumenten erfolgt nach Starten des Import-Sammel-Vorgangs in PDG-Standard mit Angabe des Quell- und Zielverzeichnisses. Es besteht die Möglichkeit festzulegen, den Dokumenten-Typ (*.doc, *.pdf, ect.) einzuschränken und die Dokumente nach Übernahme automatisch zu löschen. Falls Dokumente nicht sofort mit Schlagworten ausgestattet werden sollen, sollte als Zielverzeichnis zunächst ein Briefkorb angegeben werden, um die Dokumente später mit der Funktion ‚Indexieren’ mit den gewünschten Schlagworten zu versehen. Dies kann mehrfach geschehen, in dem der Archivierungsvorgang durch Wählen der Option ‚Vor-Indexieren’ unterbunden wird.

Suchen von archivierten Dokumenten

Das Archiv-Info ist das zentrale Modul zum Recherchieren von Belegen, ohne PDG-Standard verlassen zu müssen. Darüber hinaus können archivierte Dokumente mit Eingabe von Suchkriterien

• in der Auftragsbearbeitung
• im Kunden-Info-Bild
• im Lieferanten-Info-Bild

kontextabhängig angezeigt werden.

Erstellen von Barcode-Etiketten

Um Fremddokumente mit einem eindeutigen Barcode zu versehen, können über eine Liste eindeutige Barcode-Etiketten erstellt werden. Diese werden dann auf die Fremddokumente geklebt und zu einem bestimmten Zeitpunk einem Vorgang (z.B. bei Wareneingang) zugeordnet. Wenn das Fremddokument dann zu einem späteren Zeitpunkt gescannt und in das Archiv-System importiert wird, kann das System einen Bezug zu diesem Vorgang herstellen und eine automatische Indexierung vornehmen.

Archivierung von gesendeten und empfangenen Emails

Empfangene und gesendete Emails aus MS-Outlook, die archiviert werden sollen, müssen zur Archivierung in einem in PDG-Standard festgelegten Ordner abgelegt werden. Damit können die Anwender selbst bestimmen, welche Emails archiviert werden sollen. In einem Import-Sammel-Vorgang werden alle empfangenen und gesendeten Emails, die sich in einem im Firmenstamm frei definierten Verzeichnis befinden, in das Archiv übernommen. Es empfiehlt sich diese Emails zwecks Verschlagwortung zuerst in einem Briefkorb zu übertragen.

Sichern der archivierten Dokumente

Alle in PDG-Standard archivierten Dokumente können auf eine CD-R, bzw. DVD-R exportiert werden. Eine Investition die sich lohnt, denn das integrierte Dokumentenmanagement eignet sich für jedes Unternehmen, dass seine Kundengeschäftsprozesse aufgrund der hohen Integration in PDG-Standard effizienter gestalten und zudem Kosten sparen will. Das integrierte Dokumentenmanagement erfüllt die Anforderungen von GdPDU und GoBS.